VrooBlog

Spotkania naprawdę tak złe?

W literaturze poświęconej produktywności i zarządzaniu czasem przewija się standardowa lista rzeczy, których w pracy należy unikać aby efektywnie realizować swoje cele. Na czele tej listy będą spotkania. Nie spotykać się, bo traci się na spotkania czas. Typowa argumentacja znalazła się np. w dzisiejszym wpisie na blogu Zen Habits:

5. Ditch meetings and other things that don’t matter.

Meetings are usually unproductive and a waste of time for everyone. They’re usually irrelevant to most of the people involved. The objective of most meeting can usually be handled with a simple email or phone call. If the meeting doesn’t require high level, strategic decision making, opt out whenever possible.

Czasami trzeba się zgodzić. Ile spotkań, na których zastanawiasz się, po co właściwie tam się znalazłeś, albo które możnaby spokojnie zastąpić paroma e-mailami czy konferencją online (czatem). Fajnie byłoby załatwiać wszystko zdalnie. Swoją drogą jeszcze gorsze są telekonferencję. Siedzisz, patrzysz w tę kamerę i usiłujesz zrozumieć co mówi druga osoba, bo na łączach są nieuniknione zakłócenia, a może po prostu w Gdańsku źle mikrofon postawili.

Czasami nie da się jednak żyć bez spotkań na żywo. Wiele razy plułem sobie w brodę, że z kimś się nie zobaczyłem wcześniej, bo dałoby się wiele rzeczy wyjaśnić. Albo wymyśleć lepsze rozwiązanie niż doszedłem sam. Właśnie – te spotkania na których generuje się pomysły wspominam chyba najlepiej. Najgorzej – te na których coś się zatwierdza czy podsumowuje. Prezentacje raportów z badań na przykład. Raport został wcześniej wysłany. Uczestnicy powinni się zapoznać, a na ewentualnym spotkaniu poruszać tylko niejasności. Ale nie, przecież 2/3 nie zajrzy nawet do streszczenia, co tu mówić o całości. Tak więc przez godzinę autor badania przedstawia jego wyniki, a ci którzy raport przeczytali nudzą się, zapewne za karę. Są też spotkania na które jadę przez całe miasto, aby stwierdzić, że sprawę dało się załatwić telefonicznie. Gorzej mają ci, którzy jeżdżą na tej zasadzie np. z Wrocławia do Warszawy. :-)

Wszystkie autorytety dają też trochę rad jak trafić na te „produktywne” spotkania. Przede wszystkim pytać o agendę. Łatwo pisać. Nawet jeśli organizator spotkania jego plan przygotuje, to spotkanie może się rozwinąć w dziwnych kierunkach, które i tak nie mają nic wspólnego z planami – szczególnie gdy bierze w nich udział ktoś z kierownictwa, komu się z reguły nie przerywa. :-)  Chyba jedyna metoda na trafienie we właściwe spotkania to patrzenie na ludzi, którzy się mają pojawić. Jeśli ludzie są niepewni, to im mniejsze grono, tym lepiej – bo łatwiej da się nad nim zapanować.

Komentarze

1. 12 listopada 2008 00:30 Bartłomiej Dymecki

   A może taka metoda: gdy pracujesz na własny rachunek, doliczać spotkania do rachunku według stawki godzinowej razem z dojazdem w dwie strony. Od razu się klienci nauczą produktywności ;-)

2. 12 listopada 2008 10:10 eldad

   Jest jeszcze jedna niezła rada z Getting Real: nastawiasz stoper na 30 minut. I tyle maksymalnie może trwać spotkanie.

3. 12 listopada 2008 18:41 Vroo

   @Bartłomiej Dymecki:
   Hmm, nie próbowałem. :-) A zrobiłeś tak kiedyś? Jaka była reakcja klienta? ;-)

4. 15 listopada 2008 12:39 Bartłomiej Dymecki

   Nie zrobiłem, ale znam takich co robią :) Ja generalnie pracuję w domu, spotkań nie lubię.

Zostaw komentarz